Закупочные
сессии

При проведении встречи с закупщиками федеральных торговых сетей, необходимо обеспечить участие представителя(-ей), имеющих достаточный уровень компетенций для обсуждения коммерческих условий и максимально подробное владение информацией о продукции, предлагаемой к вводу.

Для всех участников сессии будет организована зона, в которой товаропроизводители смогут провести презентацию и дегустацию своей продукции. Необходимо заблаговременно организовать доставку стола/стенда и образцов продукции, обеспечить возможность дегустации готового продукта (заранее приготовить П/Ф продукцию).

Все участники должны иметь актуальное коммерческое предложение. Оно должно содержать контактную информацию, ассортиментное и ценовое предложение, план продвижения продукции на 6-12 месяцев. Рекомендации по составлению КП можно скачать по ссылке. Так же вы можете обсудить с закупщиками любые сложности, возникающие в ходе поставок ранее введенных товаров.

Ознакомьтесь с правилами участия!
Каждому участнику закупочной сессии необходимо пройти регистрацию по форме, размещенной на данном портале. Обязательно необходимо заполнить все поля формы и приложить коммерческое предложение. Если с коммерческим приложением направляются каталоги, таблицы, фото продукции на полках магазинов, необходимо прикладывать все документы в виде архива размером не более 10 мб.

1. Пройдите регистрацию на портале закупочных сессий. Обязательно заполните все поля. Указывайте свои персональные контактные данные (мобильный телефон, адрес электронной почты). Каждый представитель Вашей компании должен заполнить отдельную форму регистрации. Регистрация заканчивается за сутки до начала закупочной сессии.

2. Сформулируйте цель, которую Вы преследуете - ввести ассортимент?расширить ассортимент? Провести ротацию товара? Расширить географию присутствия? Обсудить поставки на РЦ? Производство СТМ? Изменить цены отгрузки? Обсудить технические проблемы? Цели необходимо определить и зафиксировать, подготовиться к переговорам.

3. Посетите магазины торговой сети, которая проводит сессию. Изучите ассортимент, Ценообразование, промо-акции, «Найдите своё место на полке» (не забудьте зафиксировать, почему это «место на полке» должно быть Вашим - то есть - выявите аргументы, показывающие потребность торговой сети в вашем продукте).

4. Трансформируйте эти аргументы в коммерческое предложение. Оно должно содержать: Вашу контактную информацию (логотип, название компании и не более 1-2 предложений с информацией о компании), ассортиментное и ценовое предложение с мониторингом торговых объектов по Вашей продукции и рейтингами Ваших продаж, промо-календарь с указанием глубины скидки, дополнительные методы продвижения (дегустации, мерчендайзинг и пр.). Не пытайтесь ввести весь свой прайс! Делайте упор на ТОП-позиции и эксклюзивные товары. Предлагайте только то, в чем Вы нашли потенциал в ходе посещения магазинов сети. Аргументы вашего предложения должны быть подкреплены цифрами, демонстрирующими коммерческую выгоду! Коммерческое предложение должно быть лаконичным и занимать не более 2 листов формата А4. Мониторинг, фото продукции и другую информацию вы можете сформулировать в виде приложения и сделать на него ссылку в тексте КП. Не забудьте указать контактные данные ответственного за коммуникацию с сетью сотрудника (ФИО полностью, мобильный телефон, адрес электронной почты). Шаблон КП Вы можете взять по ссылке.

5. Продумайте презентацию образцов продукции. Максимально эффективный формат: размещение фирменной стойки с промоутером и дегустацией. Стойка должна быть компактной, чистой и исправной. Промоутер должен быть опрятным, использовать фирменную (чистую) одежду, головной убор и одноразовые перчатки. Выбирайте те образцы, которые планируете поставлять в сеть. То есть образцы, которые заявлены в коммерческом предложении. Промоутеру необходимо предоставить речевой модуль, в котором есть вся информация о продукции и ее потребительских свойствах. Речевой модуль промоутер должен выучить наизусть. Дегустация производится с использованием расходных материалов - одноразовая посуда, зубочистки, салфетки. Не забудьте снабдить место дегустации корзиной для мусора. Если есть возможность организовать «элементы шоу» (приготовление продукции в присутствии участников сессии) - это привлечёт к Вашему стенду ещё больше внимания. Необходимо предусмотреть наличие каталогов, листовок, которые можно передать представителям сети. Если Вам нужно привезти оборудование и образцы продукции заранее, либо необходимо обеспечить наличие электропитания, просим сообщить об этом организаторам сессии при регистрации Вашего участия.

6. Продумайте и запишите вопросы, которые необходимо обсудить в ходе закупочной сессии. Старайтесь разделить вопросы на блоки «общие» (касающиеся закупки Вашей товарной группы в целом) и «персональные» (касающиеся конкретно Вашего товара/договора). Общие вопросы необходимо задавать в ходе основной части сессии, а персональные - оставить для обсуждения при индивидуальных переговорах. Пример «общего вопроса» - Какие требования к производителям молочной продукции предъявляет торговая сеть для ввода в ассортимент? Пример «персонального» вопроса - Магазин на ул. Советской не заказывает наше молоко, почему?

1. Основная часть сессии представляет собой выступление спикеров - представителей правительства, организатора, торговой сети. В данной части, необходимо фиксировать вопросы, возникающие в ходе докладов, отразить для себя важную информацию о сети и ее особенностях.

2. Сессия вопросов-ответов. Данная часть сессии позволяет задать вопросы, подготовленные заранее, а так же вопросы, возникшие в ходе выступления спикеров. Обязательно фиксируйте всю информацию, которая может помочь в усилении подготовленных аргументов в коммерческом предложении.

3. Презентация продукции местного производства. В ходе данной части сессии, Вы можете продемонстрировать образцы своей продукции, провести дегустацию для представителей сети и коллег-производителей.

4. Сессия индивидуальных переговоров. В данной части сессии у каждого участника будет возможность провести встречу с представителем торговой сети, презентовать своё коммерческое предложение, обсудить условия и получить обратную связь. Очередность встреч регламентируется порядком, в котором участники сессии регистрировались на портале. Важно - не забывайте о целях, которые Вы для себя определили, о тех аргументах, которые Вы отразили в ходе подготовки к участию в сессии и в ходе выступления спикеров. Внимательно фиксируйте все условия и информацию, которую Вам предоставляет представитель сети. Это поможет Вам внести необходимые корректировки в ваше предложение и улучшить ваши шансы на достижение поставленных целей. По итогам встречи обязательно необходимо «закрепить» (подтвердить) договоренности, которые были достигнуты, уточнить, всё ли Вы учли в своих записях, обменяться контактной информацией и согласовать дату, когда Вы или представитель сети должны связаться друг с другом для продолжения работы с Вашим коммерческим предложением.

5. Подведение итогов сессии. Каждый участник проводит эту часть самостоятельно. Задача - систематизировать полученную информацию, оценить, какие из поставленных целей достигнуты, какие - нет и почему. Сформировать план корректирующих действий со сроками, которые не превышают те, которые были определены в ходе индивидуальных переговоров. Используя информацию, полученную в ходе сессии, внести необходимые корректировки в предложение и предоставить данную информацию представителю сети по указанным им контактным данным.

6. Свяжитесь с организатором закупочной сессии, скоординируйте свои действия, обсудите итоги и эффективность проведённых мероприятий, обсудите, какую поддержу может оказать организатор в достижении Ваших целей. Это поможет коммуницировать с торговой сетью «с двух сторон» для повышения продуктивности переговоров.

1. Соблюдайте тайминг. Необходимо заблаговременно пройти регистрацию, заранее продумать маршрут и предусмотреть время на парковку автомобиля. Приезжая заранее, у Вас будет возможность выбрать лучшие места для установки презентационных стендов.

2. Соблюдайте деловой дресс-код или стиль smart-casual. Спортивная одежда, шорты или короткие юбки на закупочных сессиях неуместны. Ваша задача - быть серьезным бизнес-партнером. При этом, одежда промоутеров определяется Вашими внутренними стандартами и она должна подчеркивать потребительские свойства Ваших продуктов, их целевую аудиторию.

3. Во время проведения сессии необходимо включить «беззвучный режим» на всех ваших устройствах, соблюдать тишину, воздержаться от любых обсуждений с Вашими коллегами как в конференц-зале, так и в зоне индивидуальных переговоров. Это позволит обеспечить комфорт для гостей и участников сессии.

4. Необходимо исключить скопление людей рядом со столами для индивидуальных переговоров. Необходимо обеспечить приватность в обсуждении коммерческих условий между представителями сети и участниками сессии.

5. Уважайте время Ваших коллег, воздержитесь от избыточной траты времени на переговорах. На переговоры Вы должны приходить подготовленными (см. Раздел «Правила при подготовке к закупочной сессии»). Рекомендуемое время на переговоры - не более 10 минут.

6. Не используйте звукозаписывающие устройства на индивидуальных переговорах. Давайте оставим это право для следователей и репортеров. Используйте блокнот и ручку для записи всей необходимой информации.

7. Этика ведения переговоров. Не забывайте поздороваться, представить себя и Вашу компанию, прежде чем начать диалог или задать вопрос. Даже если во взаимоотношениях с торговой сетью есть проблемы, Ваши эмоции должны быть под контролем, а риторика не должна быть «воинственной». Вопросы задавайте максимально точные, лаконичные, не забывайте сказать «спасибо». Не переходите на личности, не провоцируйте окружающих на негативные эмоции.

8. При участии в дегустациях, предоставьте право первыми ознакомиться с выставочными стендами и образцами продукции представителям сети. После того, как начались индивидуальные переговоры - стенды доступны для всех участников сессии. Помните, что цель презентации - войти в сеть, а не уталить голод.

9. Запрещено забирать дегустационные образцы «домой» без официального разрешения или предложения со стороны их производителя.

10. Все образцы, представленные на стендах не подлежат «возврату», их можно предложить представителям сети для передачи в центральный офис. Привозите с собой разумное количество образцов с учетом того, чтобы все они были «реализованы» (употреблены в ходе дегустации/переданы представителям сети или другим участникам) в рамках закупочной сессии.

11. Демонтировать стенд можно только после того, как с ним ознакомились представители сети и другие участники сессии, Ваши представители провели индивидуальные переговоры и образцы на вашем стенде «реализовались» полностью.

12. После завершения вашего участия в сессии, поставьте в известность организаторов о вашем убытии и поделитесь вашими впечатлениями и успехами!